Hur kan användaren lita på att informationen som används fortfarande är giltig och relevant? Och hur kan man undvika att själva sökandet efter information tar längre tid än det arbete man tänkt utföra med hjälp av den? Svaren på de frågorna kan avgöra ett företags konkurrenskraft. Det är inte ovanligt att företagets konstruktörer använder uppemot hälften av sin totala arbetstid till att söka efter information och informera andra. Kunskapsklyftorna mellan olika konstruktörer kan också vara stora. Ofta finns det en eller ett par informations-gurus på avdelningen som har ordning på kunskapsflödet, medan andra är hänvisade till att fråga eller leta. Syftet med en PDM-lösning är att datorisera all den information som skapas för att beskriva, tillverka, och underhålla en produkt. En ”bank” av information skapas, där alla som är inblandade i produktens tillkomst enkelt kan hitta det de söker. Redan i och med detta steg har två stora vinster gjorts. Kunskapen har blivit personoberoende. Och möjligheterna att jobba med rätt sak - att konstruera eller producera - har ökat markant. Kärt barn har som bekant många namn. Inom datahantering pratar man både om PDM, systemet för själva datahanteringen, och om PLM, Product Lifecycle Management som snarare beskriver helheten, en kombination av verktyg och processer. När man talar om PLM är det ett uttryck för att hantering av produktdata är av avgörande intresse även utanför den traditionella konstruktionsavdelningen. Produktdata skapas, förädlas och förändras genom hela produktens livscykel och informationen i detta flöde involverar ofta ett stort antal avdelningar på ett företag. Därför behövs funktionalitet som samarbetar över avdelningsgränserna. Undersökningsföretaget AMR Research, som forskar i sambanden mellan teknik och affärsprocesser, uppskattar att hela 75 procent av en produkts livscykel-kostnader kan härledas till design- och konstruktionsfaserna. Därmed är det logiskt att satsningar på PLM i de allra flesta fall ger stor utdelning. Rätt använt ger ett PDM-system stora vinster när det gäller kvalitet, ledtider och lönsamhet. Data lagras på en central plats och är tillgänglig för alla. Beroende på vilken roll man har på företaget visas olika utsnitt av informationen. Processerna finns redan, men automatiseras med hjälp av systemet. De flesta tillverkande företag jobbar idag med en eller flera av följande utmaningar: - Produktivitets- och processförbättringar - Modularisering och standardisering - Kundanpassning av produkter - Global samverkan eller samarbete med utländska leverantörer Att införa ett PDM-system automatiserar många av de processer som måste fungera friktionsfritt för att ett företag ska kunna anta dessa utmaningar och förbli konkurrenskraftigt. En PDM-satsning är ett väsentligt strategiskt beslut, eftersom målet är att stärka företagets konkurrenskraft. PDM-systemet berör både människor, arbetsflöden och teknik, ofta på samtliga avdelningar i ett tillverkande företag. Om projektet ska vara framgångsrikt krävs därför ledningens stöd och noggranna uppföljning. Det är också viktigt att implementeringen sker i etapper. Man börjar med att utnyttja basfunktioner i systemet, för att sedan stegvis öka på funktionaliteten. Det är i regel på konstruktionsavdelningen projektet startar. Efterhand involveras andra avdelningar, som produktion, inköp, marknad och andra. Ett av de senare stegen kan vara att koppla ihop PDM-systemet med företagets affärssystem. Detta gör exempelvis att artiklars status kan synkroniseras mellan systemen. En ändring av artikelns utgåva i PDM-systemet kan automatiskt skickas över till affärssystemet. Därmed undviker man risken för att en manuell process ger olika status på en artikel, beroende på vilket system man använder. PDM ska vara enkelt! Idag finns enkla PDM-system på marknaden som fokuserar på de viktigaste funktionerna och behoven som finns i små och medelstora företag, snarare än att vara det komplicerade PDM-verktyg som man ofta ser på storföretagen. Produktdatahantering i ett mindre företag ska vara enkelt och ge tydliga, kvantifierbara fördelar. Verktygen finns alltså. Allt som krävs för en lyckad satsning är därmed ledningens förståelse för de strategiska fördelar som kan vinnas, och ett engagemang i hela företaget. Med en tydlig gemensam målbild och väl definierade delmål är ett PDM-system i ditt företag inte långt borta.