Saab AB är ett högtekniskt företag med fokus på rymd, flyg och försvar. I företaget ingår Saab Aerosystems, som tillverkar flygplanet JAS 39 Gripen, och Saab Aerostructures. De båda enheterna var i behov av effektivare IT – befintliga system var i flera fall 15 till 20 år gamla – och bytte under en tidsplan på tre år ut de gamla systemen till ett enda affärssystem: IFS Application. Projektet är ett av de största i Europa av sin sort. Systemet gick igång skarpt i oktober 2006. Strax efter det fick man en förfrågan från Linköpings Universitet om att få göra en studie på genomförandet. Saab AB svarade ja. Två studenter, Henrik Bohlin och Maziar Parsi-Boomy vid institutionen för ekonomisk och industriell utveckling, gjorde den omfattande studien som varade i över ett halvår. Uppsatsen fick titeln "Hur gick genomförandet från flera egenutvecklade system till ett affärssystem?" I möjligaste korta sammanfattning är svaret på den frågan "bra", med tillägget att det inte var helt smärtfritt. Inte så konstigt, när 5 000 personer inom Saab AB har berörts. – En del av dem var motståndare till förändring. Med 59 egenutvecklade system som man haft under så lång tid så sitter det i väggarna, säger Henrik Bohlin, som efter studierna har anställts på IFS som business system analyst. – När man då gör ett sånt här projekt så är kommunikationen väldigt viktig, ända ner till slutanvändarna. Vi märkte att det brast i chefsledet när det gällde intresset för vad andra grupper gjorde i projektet. Kommunikationen går inte ända ner, och kommer inte tillbaka upp. – Men mellan delprojektgrupperna gick kommunikationen bra tycker jag. Det var mest slutanvändarna som inte fick den information de önskade. Henrik Bohlin nämner också att intresset från slutanvändarna kanske inte alltid var på topp. Kanske för att slutanvändarna inte fick elementära frågor som: Hur jobbar du idag? Hur kan vi förbättra din situation? Uppsatsen består av flera djupintervjuer med anställda som berördes av projektet, allt från personer med övergripande ansvar till operatörer på tillverkning, slutmontering och lager. Enligt uppsatsen satsade Saab runt nio miljoner kronor på utbildningen, och körde omkring 120 utbildningspass. Lärarna på utbildningen skulle vara personer från Saab, för att man inom företaget tycker att det är effektivare i stället för inköpta lärartjänster – trots att Saabs egen personal inte nödvändigtvis var utbildade pedagoger. Vissa så kallade nyckelanvändare fick fyra dagars utbildning, medan en del av slutanvändare fick betydligt mindre tid. – De fick tre timmar, och det är alldeles för lite, säger Henrik Bohlin. – Dessutom fick de utbildningen vid fel tidpunkt, tycker jag och Maziar Parsi-Boomy som har skrivit rapporten. Man borde ha lagt utbildning lite närmre implementeringen och sedan följt upp efteråt. Det är först efter implementeringen som frågorna dyker upp. Saab valde sitt utbildningsupplägg dels för att olika personer inom företaget använder systemet olika mycket, och dels för att de med mer utbildningstid skulle vara ett stöd för de andra. Med bytet ville Saab, enligt uppsatsen, minska kostnaderna för drift- och förvaltning av systemen. – Dels var det hårdvara som ingick i systemet som inte gick att få tag på längre. Dels hade personal som kunde underhålla system lämnat Saab genom bland annat pensionering, säger Henrik Bohlin. Med det nya affärssystemet ville Saab också få bort manuell överföring av data som fanns mellan de gamla systemen och som ledde till onödigt dubbelarbete. Samtidigt hoppas man att det nya affärssystemet ska ge bättre kontroll och konkurrensfördelar i slaget om kunder. "För att Saab Aerosystems ska kunna behålla sin position som utvecklingspartner till andra flygplanstillverkare måste en god förmåga till integration mot olika kunders och leverantörers IS/IT-stöd finnas" står det i uppsatsen. Om ett tillverkande företag står inför samma systemomvandling – vilka råd ger du projektarbetarna för att bytet ska gå smidigast möjligast? – Jag hade gjort som Saab och först titta runt efter lämpligt system. Saab valde IFS för att det finns här i Linköping och har en bra support, säger Henrik Bohlin. – Sedan hade jag tagit in ett standardsystem, precis som Saab, och anpassat det efter hand. Med affärssystem kan man nämligen anpassa sig till döds. – En viktig del är också hur mycket pengar man vill satsa. Det finns exempel på mindre företag som går i konkurs i stort sett när de byter affärssystem. – Jag hade satt en klar deadline, och tagit reda på om systemleverantören har en uppgradering på gång. Det kan nämligen bli problem med det om systemet som man köpt in ska uppgraderas mitt i processen. – Sedan gäller det att satsa på utbildningen, att satsa mycket pengar på den. Och att ha bra kommunikation. Man kan nämligen inte få för mycket information.